Accesso
ai documenti amministrativi
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IL REGOLAMENTO COMUNALE PER L'ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO
Il Comune
di Canicattini Bagni garantisce l’accesso ai documenti da essa formati o
comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. Il diritto di accesso
si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente
esistenti e detenuti dal Comune al
momento della richiesta.
SIGNIFICATI:
§ diritto
di accesso: il
diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti
amministrativi
§
interessati: tutti i soggetti singoli e associati, compresi quelli portatori di
interessi pubblici collettivi o diffusi, che abbiano un interesse diretto,
concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata
e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso. Ai sensi della legge
241/90, della l.r. 10/91 e degli artt. 10, comma 1, e 21, comma 8, del vigente
regolamento comunale per l’accesso, la richiesta di accesso può essere fatta
solo da chi vi abbia un interesse personale e concreto per la tutela e
protezione di situazioni giuridicamente rilevanti. La descrizione di tale
interesse deve essere specifica e puntuale, non essendo ammissibile un’istanza
di accesso genericamente motivata o motivata con un diritto di controllo sulla
legalità dell’azione amministrativa; il Consiglio di Stato, Sez. V (vedi sentenza del 12 ottobre 2004, n. 6581)
ha disposto che il riconosciuto diritto di accesso ai documenti di cui all’art.
22 della l. n. 241/90 non attribuisce indistintamente a tutti i privati il
potere di esercitare un controllo generalizzato sull’operato della P.A.,
occorrendo in capo al soggetto che richiede l’accesso la sussistenza di un
interesse giuridicamente rilevante.
§
controinteressati: tutti i soggetti, individuati o facilmente
individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio
dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza
§
documento amministrativo: ogni rappresentazione
grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del
contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento,
detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico
interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della
loro disciplina sostanziale
L’accesso formale è necessario quando:
§ sorgano perplessità sulla
legittimazione del richiedente, sulla sua identità o sui suoi poteri
rappresentativi
§ viene chiesta l’estrazione di
copie
§ in base al contenuto del
documento richiesto si riscontri l’esistenza di controinteressati
§ per volontà del medesimo
richiedente.
Per accedere ai documenti in modo formale è possibile utilizzare questo MODULO RICHIESTA, indicando i seguenti dati:
§ le generalità mediante
dimostrazione della propria identità, e, se soggetto delegato, i propri poteri
di rappresentanza
§ gli elementi necessari per
individuare il documento oggetto della richiesta
§ un’adeguata motivazione per
l’accesso agli atti
§ la firma
§ se viene richiesta
l’estrazione di copie, devono essere indicati eventuali usi che consentano il
rilascio in esenzione dall’imposta di bollo, ai sensi della Tabella
allegato "B" al D.P.R.
26-10-1972, n. 642. Le copie degli atti, per
essere giuridicamente riferibili all’Ente, devono infatti essere autenticate
nelle forme di legge e scontano pertanto l’applicazione dell’imposta di bollo e
dei diritti di segreteria (visura); non è consentito il rilascio di copie non
autenticate, le quali fra l’altro difficilmente potrebbero essere utilizzate
dal privato per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti. Gli atti comunali (deliberazioni, determinazioni,
ordinanze, bilanci, bandi ecc.) sono in ogni caso visionabili sul sito Internet
istituzionale, alla voce “Albo pretorio on line”, che assolve funzioni di
pubblicità legale, o nei vari collegamenti ipertestuali evidenziati sulla home
page.
L’istanza verrà evasa anche se non viene utilizzata la modulistica allegata,
purchè siano indicati tutti gli elementi evidenziati nella modulistica sopra
richiamata.
La presentazione dell’istanza può essere effettuata:
§ direttamente all’ufficio
protocollo del Comune, che rilascerà ricevuta e indicherà il settore competente
a gestire l’accesso
§ tramite raccomandata A/R
indirizzata al Comune, Via XX Settembre 42, 96010 Canicattini Bagni (allegare
fotocopia di un documento di riconoscimento)
§ tramite fax al numero
0931540207 (allegare fotocopia di un documento di riconoscimento)
§ tramite PEC all’indirizzo comune.canicattinibagni@pec.it (allegare fotocopia di un
documento di riconoscimento)
La
richiesta viene soddisfatta con l'esibizione del documento o il rilascio di
copia, pagando i costi di riproduzione e i diritti di visura, fatte salve le disposizioni
specifiche in materia di bollo (vedi sotto la voce Costi).
Il procedimento
di accesso formale deve concludersi entro 30 giorni dalla ricezione della
richiesta.
Ove la
richiesta sia irregolare o incompleta, l’amministrazione, entro 10 giorni, ne
dà comunicazione al richiedente con raccomandata o altro mezzo idoneo a comprovarne
la ricezione. In tal caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere
dalla presentazione della richiesta corretta.
Il
contenuto della richiesta verrà comunicato agli eventuali controinteressati, i
quali potranno presentare motivata opposizione.
In caso
di accoglimento della richiesta formale di accesso, il Dirigente responsabile
adotta il relativo provvedimento e lo comunica al richiedente, specificando in
particolare dove si trova l’ufficio, i giorni e gli orari di ricevimento, ed ogni
altro elemento utile per l’esercizio del diritto di accesso
L'accoglimento
della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso
agli altri documenti richiamati nel documento a cui si accede ed appartenenti
al medesimo procedimento, fatti salvi i casi di esclusione previsti dalle leggi
o dal regolamento comunale per l’esercizio del diritto di accesso.
È vietato
prelevare i documenti dal luogo presso cui sono stati concessi in visione,
tracciare segni su di essi o alterarli in qualsiasi modo.
Se a
seguito di istruttoria dell’ufficio competente la richiesta di accesso non può
essere accolta, l’interessato riceve la comunicazione del diniego motivato.
Qualora sia possibile ricorrere al differimento (cioè accedere al documento in
un momento successivo) nelle fattispecie individuate nel regolamento comunale,
la durata del differimento è comunicata all’interessato.
Il
diritto di accesso può essere esercitato in modo informale recandosi presso gli
uffici del Comune e rivolgendo una richiesta, anche verbale, al responsabile
del procedimento.
Il richiedente deve:
§
fornire tutti gli elementi necessari per individuare il documento
oggetto della richiesta
§
fornire un’adeguata motivazione per l’accesso agli atti
§ dimostrare la propria identità
o, se soggetto delegato, i propri poteri di rappresentanza.
La
richiesta viene soddisfatta con l'esibizione del documento.
Il
responsabile del procedimento di accesso è il responsabile dell’unità
organizzativa competente a formare il documento, ovvero il responsabile
dell’ufficio che detiene stabilmente il documento, qualora quest’ultimo
non sia stato formato dal Comune.
In caso
di richiesta di accesso concernente deliberazioni del Consiglio e della Giunta,
nonché di provvedimenti del Sindaco e dei Dirigenti, responsabile del
procedimento di accesso è il responsabile dell’istruttoria di tali atti.
Il responsabile del procedimento di accesso:
§ riceve le richieste d'accesso
alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi;
§ esamina la richiesta per
valutare se ricorrano le condizioni per l’accesso informale oppure formale;
§ provvede a tutti gli
adempimenti previsti dalla legge
In caso
di accesso formale il Dirigente dell’area organizzativa competente adotta il
provvedimento finale.
L'esame (visione) dei documenti è gratuito.
§
Il rilascio di copie cartacee avviene dopo il pagamento dei costi di
riproduzione e dei diritti di visura,
che vengono deliberati annualmente dalla Giunta comunale. Quando l’invio dei
documenti è richiesto per posta, telefax o altro mezzo, il costo della
spedizione o dell’inoltro è a totale carico del richiedente.
Per l’anno 2012, gli importi dei diritti sono così stabiliti (Deliberazione Giunta comunale n. 172 del 30-08-2012):
§ € 0,20 a pagina per
riproduzione fotostatica formato A4
§ € 0,30, a pagina per
riproduzione fotostatica formato A3
§
€ 0,15, a pagina per stampa da
memorizzazione informatica
§ Per la spedizione via telefax
i costi sono determinati in base ad un rimborso fisso di € 0,75 a pagina
formato A4.
§ Per la spedizione tramite
posta elettronica i costi sono determinati in base ad un rimborso fisso di €
0,25 a pagina.
§
Il rilascio delle copie, in quanto le stesse sono normalmente
autenticate, è soggetto all’imposta di
bollo nella misura vigente, sia per l’istanza di accesso che per la copia
stessa, a meno che il richiedente non
dichiari un uso specifico esente in modo assoluto dal bollo, ai sensi
dell’allegato “B” al DPR 26-10-1972, n. 642, e successive modifiche e
integrazioni.
§
Nel caso di richiesta di copie di documenti in bollo, al pagamento
dell'imposta di bollo provvede direttamente il richiedente, fornendo direttamente
all'ufficio competente al rilascio la marca da bollo. Resta salvo il diverso
regime fiscale previsto da speciali disposizioni di legge.
I diritti di visura di cui all'articolo
25, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n. 241, sono equiparati all’ammontare
dei diritti di segreteria dovuti per l’autenticazione della copia.
Il versamento dei rimborsi e
diritti di cui agli artt. 2 e 3 deve essere effettuato al momento della
presentazione della richiesta, in contanti presso l’ufficio comunale di
economato, che rilascerà ricevuta.
Per le richieste inviate per
posta o con altro mezzo, l’ufficio competente al rilascio della copia
provvederà a comunicare, per le vie più brevi, l’entità dei rimborsi e dei
diritti da versare; la copia non sarà rilasciata se l’interessato non ha
previamente provveduto ad inoltrare al Comune la ricevuta di versamento
sul conto corrente postale n. 11563962 intestato al Comune di
Canicattini Bagni (è necessario indicare nella causale: rimborso per accesso
atti amministrativi).
Le norme che precedono non si
applicano ai consiglieri comunali e alle forze dell’ordine nell’esercizio delle
loro funzioni, né alle istituzioni/organismi comunque collegati al Comune
(consulte, commissioni, revisori e simili).